Verfahrensverzeichnis nach §4e BDSG
Name der verantwortlichen Stelle Viktoria GmbH
Inhaber / Geschäftsführer Viktoria Zaslavskaja
Datenschutzbeauftragter Jörg Hausherr
Anschrift Heiliger Weg 4444135 Dortmund
Zweckbestimmung der Datenerhebung,-verarbeitung  und -nutzung: Der Pflegedienst Viktoria GmbH erbringt Leistungen nach den §9 SGB II, §37, §38 SGB V, §36, §37 (3), §38, §39, §45, §45b SGB XI, §61, §63, §70 SGB XII sowie frei verhandelbare Privatleistungen in der Pflege und hauswirtschaftlichen Versorgung.Daher müssen die Patientendaten zu folgenden Zwecken erhoben werden:

  • Erstellung der Pflegeanamnese
  • Erstellung der Biographie
  • Erstellung der Pflegeplanung
  • Gewährleistung der fachgerechten Pflege
  • Ermittlung von Pflegerisiken
  • Ermittlung von Ansprechpartnern
  • Unterstützung von Betreuern und sonstigen Gesundheitsbevollmächtigten beim Ausfüllen von Pflegeanträgen
  • Erstellen der Pflegedokumentation nach SGB V und SGB XI
  • Kommunikation mit den behandelnden Ärzten / Krankenhäusern
  • Sicherstellung der ärztlichen Behandlung
  • Kommunikation mit der Krankenkasse / Pflegekasse
  • Abschluss des Pflegevertrags
  • Informationsweiterleitung zwischen den Therapiebeteiligten (nur mit ausdrücklicher direkter oder schriftlicher Genehmigung)
  • Durchführung von gezielten, unabhängigen Pflegeberatungen
  • Schutz des Personals vor Infektionskrankheiten
Empfänger für Daten Patientendaten:

  • Kostenträger (mit Einverständnis des Patienten)
  • MDK
  • Ärzte / Therapeuten
  • Krankenhäuser
  • Betreuer
  • Empfindliche Daten, welche unter die ärztliche Schweigepflicht fallen (§203 StGB), werden nur dem MDK ausgehändigt, es sei denn, der Patient entbindet den Pflegedienst explizit von der Schweigepflicht.
  • Systemadministration der Opta Data Software GmbH im Rahmen von Wartungsarbeiten
  • Opta Data Abrechnungs GmbH im Rahmen des Factoring

Mitarbeiterdaten:

  • Gesundheitsamt
  • Kranken- und Pflegekassen
  • Rentenkasse
  • Banken  im Rahmen des Zahlungsverkehrs
Regelfristen für die Löschung der Daten: Patientenakte:

  • 30 Jahre nach Ausscheiden des Patienten

Abrechungsrelevante Unterlagen (Rechnungen, Mahnungen u. ä.
sowohl aus der Debitoren wie der Kreditoren-buchhaltung):

  • 10 Jahre

Personalakte:

  • 6 Jahre nach Ausscheiden des Mitarbeiters
Geplante Datenübertragung an Drittstaaten: Eine Datenübertragung an Drittstaaten ist nicht geplant.
Sicherheit der Datenverarbeitung: DatenschutzerklärungDer Pflegedienst nimmt den Schutz personenbezogener Daten/Sozialdaten sehr ernst.Wir möchten, dass Sie wissen, wann wir welche Daten speichern und wie wir sie verwenden. Daher können Sie jederzeit Einblick in Ihre Daten vor Ort nehmen sowie unsere Mitarbeiter nach Ihrem Datenfluß fragen.

Wir unterliegen den Datenschutzgesetzen des §5 BDSG sowie dem §203 BGB. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz beachtet werden. Unsere Mitarbeiter sind auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet und geschult. Diese Verpflichtung gilt über das Ende des Beschäftigungsverhältnisses hinaus.

Ihre erhobenen personenbezogenen Daten werden nicht weitergegeben und für keine anderen als im Verfahrensverzeichnis genannten Zwecke verwendet.

Fax Kommunikation:

Aufgrund eines derzeitig sehr widersprüchlichen Rechtsverhältnisses sind wir dazu benötigt, Patientendaten in ärztlichen Verordnungen nach SGB V den Krankenkassen zur Fristwahrung zu übermitteln. Daher werden nur durch vorab bestätigte Faxnummern solche Informationen per Fax versandt. Kassennummern werden im Kurzwahlregister eingespeichert um ein „Verwählen“ zu vermeiden. Alle Büromitarbeiter sind im Umgang mit dem Faxgerät geschult und per Dienstanweisung an die Benutzung des Kurzwahlregisters verpflichtet.

E-Mail Kommunikation

Wenn Sie uns eine E-Mail senden, so wird Ihre Mail-Adresse nur für die Korrespondenz mit Ihnen verwendet. Für Antworten, die personenbezogene Daten enthalten, wählen wir aus Datenschutzgründen den direkten Weg über das Telefon oder den Postweg.

Systemsicherheit

In Verbindung mit unserer täglichen Arbeit werden auf unserem Server, der im Pflegedienst Viktoria GmbH direkt betrieben wird, die persönlichen Daten gespeichert. Ein Zugriff von außen wird nur zur Systemwartung der Opta Data GmbH gestattet und dieser wird von der Firma Viktoria GmbH überwacht. Ein direkter Zugriff von außen ist nicht möglich. Jeder Mitarbeiter, der mit den personenbezogenen Daten arbeiten muss, muss sich mit seinem Nachnamen und Passwort (nur dem jeweiligen Mitarbeiter bekannt) im System einloggen. Sämtliche Tätigkeiten können dadurch nachvollzogen werden.